ผู้ใช้ Microsoft Office อาจจะเคยใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์ ด้วยเหตุผลที่ว่า ของแท้ราคาแพง แต่สมัยนี้ Office ราคาเพียง 2 – 3 พัน ซึ่งผมซื้อของแท้มาตั้งแต่ Office 2007, Office 2010 จนมาถึงล่าสุดได้รับ Office 365 มาใช้งาน แต่รู้หรือไม่ ว่าหากคุณไม่ได้ใช้อะไรมาก แค่พิมพ์งาน อย่างผมซึ่งมีคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง แต่มีเครื่องเดียวที่ติดตั้ง Office 2010 ของแท้ไว้ เพราะหาร 3 licenses กับเพื่อน เครื่องอื่นๆ ผมหลีกเลี่ยงไม่ใช้ Office เถื่อน เพราะว่าผมใช้ Office Web Apps ซึ่ง Microsoft เขาแจกฟรี
อ่านมาถึงตรงนี้ คงจะสงสัยว่า บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft เนี่ยเหรอ จะแจกฟรี? แม้ว่าผมจะเขียนบล็อกนี้ในวันที่ 1 เมษายนก็ตาม แต่ไม่ได้โกหกนะ เพราะทาง Microsoft ได้มอบ Office Web Apps ให้ผู้ใช้ Microsoft Account ใช้งานได้ฟรีผ่าน SkyDrive ซึ่งมีพื้นที่จัดเก็บขั้นต่ำแจกฟรี 7GB ให้เราจัดทำเอกสารแบบออนไลน์ บันทึกออนไลน์ หรือดาวน์โหลดลงมาเปิดบน Office บนคอมได้ตามปกติด้วย
สำหรับการใช้งาน Office Web Apps นั้น สามารถเข้าได้จาก การล็อกอินเข้าอีเมล์ตามปกติ ซึ่งตอนนี้เป็น Metro UI แล้วเลือก SkyDrive จากนั้นเมื่อเข้า SkyDrive แล้ว เลือก create จากนั้นเลือกรูปแบบเอกสารที่ต้องการสร้างบน Office Web Apps
หรือหากเข้าผ่าน Office.com แล้วเข้าไปที่ Office ของฉัน ก็จะพบว่าสามารถสร้างเอกสารออนไลน์ได้ (ล็อกอินด้วย Microsoft Account อย่างพวก hotmail, outlook.com, windowslive, live.com, msn.com)
ผมลองสร้างเอกสาร Word Document ปกติผมใช้แค่การพิมพ์เอกสารเพื่อส่ง Draft เขียนบล็อกให้อเจนซี่ ดังนั้นจึงไม่ซีเรียสกับการจัดรูปแบบ เพราะเขาอ่านแค่ตัวอักษรกับดูภาพประกอบ
เห็นได้ว่า เอกสารจัดเก็บบน SkyDrive ทุกอย่างเป็น Office Online ที่สร้างเอกสารได้ฟรี แม้ว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะไม่มี Office ก็ตาม หรือถ้าใครใช้ Mac แล้วไม่คุ้นกับตัวจัดการเอกสารของ Mac ก็ยังใช้ Office Web App ได้เพราะใช้งานผ่าน Browser ใดๆก็ได้ (บนมือถือยังได้เลย)
นอกจากนี้ การบันทึกเอกสาร จะบันทึกผ่าน SkyDrive ในโฟลเดอร์แยก SkyDrive – Document – ชื่อไฟล์ เหมือน My Document เคลื่อนที่ นอกจากนี้ เอกสารที่บันทึกบน Word Web App สามารถดาวน์โหลดมาเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ได้
และนี่คือตัวเลือก ที่เรากำหนดให้เปิดไฟล์ด้วย Word บนคอมพิวเตอร์ได้ หรือเปิดจากเวอร์ชั่นก่อนหน้าก็ได้อีก รวมไปถึงการ Save as ออกมาเป็นไฟล์เก็บไว้บนคอม
นอกจากนี้ยังแชร์และนำไปแปะบนเว็บไซต์ หรือบล็อกได้อีกด้วย
สรุป จากที่ได้ใช้งาน Office Web Apps ถือว่าเป็นตัวจัดการเอกสารแบบฟรีๆ ซึ่งก่อนหน้านี้ เคยใช้บริการของ Google Docs ซึ่งหากใช้งานจริงๆแล้ว Office Web Apps ใช้งานจริงได้คล่องตัวกว่า เพราะ Google Docs เน้นแค่การจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ไม่ได้เน้นการสร้างเอกสารจริงๆ ซึ่งโดยส่วนตัวผมชอบ Office Web Apps มากกว่า Google Docs